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Crear un documento XPS: historia, estado actual y alternativas modernas

En 2006, Microsoft presentó XPS (XML Paper Specification) como su respuesta al dominio de Adobe PDF en el mercado de documentos de diseño fijo. Integrado en Windows Vista y promocionado como estándar abierto (ECMA-388), XPS prometía preservar el diseño, las fuentes y las imágenes exactamente como fueron creados, independientemente del dispositivo. Durante una década, fue la alternativa oficial de Microsoft en entornos corporativos, especialmente en flujos de impresión y archivado digital.

Hoy, en 2026, la realidad es muy distinta. Microsoft ha declarado oficialmente que XPS es un formato deprecated (obsoleto), que el nuevo desarrollo debe usar PDF o soluciones basadas en HTML, y que su mantenimiento aumenta la deuda técnica y la superficie de ataque del sistema.

¿Qué es un documento XPS?

XPS (XML Paper Specification) es un formato de documento de diseño fijo basado en XML, creado por Microsoft en 2006 y estandarizado por ECMA en 2009. Preserva la maquetación exacta del documento, incluyendo fuentes, imágenes y firmas digitales.

Contexto histórico: XPS nació como competidor de PDF y se integró nativamente en Windows Vista, Windows 7 y Windows 8. Durante años, el Microsoft XPS Document Writer fue la impresora virtual predeterminada para generar este formato desde cualquier aplicación.

En Windows 11 (2026): XPS es un formato legacy. Microsoft eliminó XPS Viewer como característica predeterminada en Windows 10 1809 y desactivó la API XPS Document por defecto en Windows 11 22H2. La documentación oficial de Microsoft indica: «El nuevo desarrollo debe usar PDF o soluciones basadas en HTML. La API XPS Document se mantiene solo por compatibilidad con versiones anteriores».

Crear un documento XPS en Windows

Aunque Microsoft desaconseja el uso de XPS para nuevos proyectos, el Microsoft XPS Document Writer sigue disponible como característica opcional en Windows 10 y Windows 11, principalmente porque aplicaciones legacy como QuickBooks Desktop lo requieren para generar PDFs internamente.

Desde cualquier aplicación (método universal)

  1. Abre el documento que deseas convertir (Word, Excel, navegador, etc.).
  2. Ve a Archivo > Imprimir (o presiona Ctrl + P).
  3. En la lista de impresoras, selecciona «Microsoft XPS Document Writer».
  4. Haz clic en Imprimir.
  5. Elige la ubicación y el nombre del archivo .xps.

Activar el XPS Document Writer si no aparece

En Windows 11, la impresora XPS a menudo no está instalada por defecto o desaparece tras actualizaciones. Para reactivarla:

  1. Presiona Win + R, escribe optionalfeatures y pulsa Intro.
  2. Busca «Microsoft XPS Document Writer» en la lista.
  3. Marca la casilla y haz clic en Aceptar.
  4. Reinicia el equipo si se solicita.

Nota: Si no aparece en la lista, es posible que necesites ejecutar dism /online /enable-feature /featurename:Printing-XpsServices-Features /All desde un símbolo del sistema con privilegios de administrador.

Advertencia: En Windows 11, el Panel de Control (mencionado en guías antiguas) está en proceso de deprecación. Usa preferentemente el cuadro de diálogo Características opcionales (optionalfeatures.exe) o la app Configuración > Aplicaciones > Características opcionales.

Desde Microsoft Word (exportación directa)

  1. Abre el documento en Word.
  2. Ve a Archivo > Exportar.
  3. Selecciona Crear documento PDF/XPS.
  4. Cambia el tipo de archivo a «Documento XPS (*.xps)».
  5. Elige la carpeta de destino y haz clic en Publicar.

Recomendación actual: Microsoft ha priorizado el formato PDF sobre XPS en todas las aplicaciones modernas. En la mayoría de los escenarios, deberías elegir PDF en lugar de XPS.

Crear un documento XPS en Linux

Linux nunca incluyó soporte nativo para XPS, pero existen herramientas de código abierto que permiten generar y visualizar este formato.

Usando LibreOffice (recomendado)

LibreOffice permite exportar directamente a XPS en todas las distribuciones principales.

Instalación:

  • En Debian/Ubuntu:
    sudo apt update && sudo apt install libreoffice
  • En Fedora/RHEL:
    sudo dnf install libreoffice
  • En Arch Linux:
    sudo pacman -S libreoffice-fresh

Exportar desde la interfaz gráfica:

  1. Abre el documento en LibreOffice Writer, Calc o Impress.
  2. Ve a Archivo > Exportar.
  3. Selecciona «XPS – XML Paper Specification (.xps)».
  4. Elige la carpeta de destino y haz clic en Exportar.

Exportar desde terminal (sin interfaz gráfica):

libreoffice --headless --convert-to xps documento.odt

Crear un documento XPS en macOS

macOS no incluye soporte nativo para XPS, ya que Apple apuesta por PDF como estándar de documentos fijos (macOS genera PDF nativamente desde cualquier aplicación mediante Archivo > Imprimir > Guardar como PDF).

Usando LibreOffice para macOS

  1. Descarga e instala LibreOffice desde www.libreoffice.org.
  2. Abre el documento que deseas convertir.
  3. Ve a Archivo > Exportar.
  4. Selecciona «XPS – XML Paper Specification (.xps)».
  5. Haz clic en Exportar.

Desde terminal con Homebrew:

brew install --cask libreoffice

libreoffice --headless --convert-to xps documento.docx

Convertir PDF a XPS en macOS

Si ya tienes un PDF (el formato nativo de macOS), puedes convertirlo a XPS con Ghostscript:

brew install ghostscript

gs -dNOPAUSE -dBATCH -sDEVICE=xpswrite -sOutputFile=documento.xps documento.pdf

Recomendación: Dado que macOS maneja PDF de forma nativa y superior, solo deberías convertir a XPS si un sistema legacy o una aplicación específica lo requiere.

Visualizar archivos XPS

Una vez creado el archivo .xps, puedes abrirlo con las siguientes herramientas según el sistema:

Windows 10/11

  • Microsoft Edge (versiones antiguas basadas en EdgeHTML; Edge Chromium no abre XPS nativamente).
  • XPS Viewer (característica opcional, eliminada por defecto desde Windows 10 1809).
  • Visor de fotos de Windows o aplicaciones de terceros.

Linux

  • Evince, Okular o Atril (soportan XPS nativamente).

macOS

  • XPS Viewer (App Store, de terceros).
  • LibreOffice Draw.

Nota importante: En Windows 11 22H2+, la API XPS Document está deshabilitada por defecto. Aunque puedas crear archivos XPS con el Document Writer, la visualización nativa puede requerir habilitar características opcionales o usar aplicaciones de terceros.

Listado comparativo: XPS en la evolución de los documentos digitales

XPS (XML Paper Specification)

  • En 2006-2010: Lanzado con Windows Vista como alternativa a PDF; promocionado en entornos corporativos.
  • En 2015-2018: XPS Viewer pasa a ser característica opcional en Windows 10; Microsoft prioriza PDF.
  • En 2022-2026: API XPS Document deshabilitada por defecto en Windows 11 22H2+. Microsoft declara XPS como deprecated. Recomienda PDF o HTML para nuevo desarrollo.
  • Estado actual: Mantenido solo por compatibilidad hacia atrás. No recomendado para nuevos proyectos.
  • Alternativa recomendada: PDF/A-3 (archivo), Microsoft Print to PDF (impresora virtual nativa en Windows 10/11).

Microsoft XPS Document Writer

  • En Windows 7/8: Instalado por defecto.
  • En Windows 10: Característica opcional, a menudo requerida por aplicaciones legacy.
  • En Windows 11: Característica opcional; frecuentemente desaparece tras actualizaciones. Requiere reactivación manual via optionalfeatures.exe.

Soporte multiplataforma

  • Windows: Nativo (legacy, en mantenimiento).
  • Linux: Via LibreOffice, Evince, Okular.
  • macOS: Via LibreOffice, visores de terceros.

Diferencias entre XPS y PDF: estado actual

Compatibilidad

  • PDF: Estándar universal ISO 32000. Compatible con todos los sistemas operativos, navegadores modernos y dispositivos móviles.
  • XPS: Soporte limitado fuera del ecosistema Windows. Microsoft ha abandonado su desarrollo activo.

Seguridad

  • PDF: Amplio ecosistema de herramientas de firma digital, cifrado y validación (PDF/A para archivo).
  • XPS: Soporta firmas digitales, pero su infraestructura de seguridad está obsoleta. Microsoft advierte que XPS «expande la superficie de ataque del sistema».

Accesibilidad

  • PDF: Cumplimiento WCAG 2.1 AA del 92% con herramientas modernas.
  • XPS: Solo 58% de cumplimiento WCAG 2.1 AA, según análisis de accesibilidad.

Rendimiento de impresión

  • PDF: Latencia promedio de 0.42 segundos con IPP-over-HTTPS y rasterización directa.
  • XPS: Latencia promedio de 1.8 segundos con spooling XPS legacy.

Uso recomendado en 2026

  • PDF: Documentos de distribución general, archivo a largo plazo, formularios, firma digital.
  • XPS: Solo cuando una aplicación legacy o un flujo de trabajo heredado lo requiera explícitamente.

Consejos y buenas prácticas (actualizadas a 2026)

  • Para compatibilidad máxima: Usa siempre PDF en lugar de XPS. Es el estándar universal y el formato recomendado por Microsoft para todo nuevo desarrollo.
  • Si trabajas con aplicaciones legacy: QuickBooks Desktop, algunos ERPs y sistemas de gestión documental antiguos aún requieren XPS internamente. En esos casos, activa el Microsoft XPS Document Writer como característica opcional.
  • Para archivo a largo plazo: Usa PDF/A-3 (ISO 19005-3), no XPS. PDF/A está diseñado para preservación digital y es ampliamente soportado.
  • En entornos corporativos Windows: Migra los flujos de trabajo de XPS a PDF o a soluciones basadas en WebView2 para documentos dinámicos. Microsoft ha dejado claro que XPS no recibirá mejoras.

Conclusión

Crear documentos XPS en Windows sigue siendo técnicamente posible gracias al Microsoft XPS Document Writer, y en Linux y macOS LibreOffice cubre esta necesidad. Sin embargo, el contexto ha cambiado radicalmente desde 2006: XPS es un formato legacy que Microsoft mantiene solo por compatibilidad, mientras que PDF es el estándar universal recomendado.

Si necesitas generar un documento de diseño fijo en 2026, la respuesta casi siempre debe ser PDF, no XPS. Reserva el formato XPS para aquellos escenarios en los que una aplicación legacy o un requisito corporativo heredado lo exija explícitamente. La eficiencia técnica, la seguridad y la accesibilidad del PDF lo convierten en la única opción sensata para la mayoría de los usuarios y organizaciones.

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